„Od kompetencji urzędników do satysfakcji klientów”

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

www.efs.gov.pl

Udany mariaż pod złotymi gwiazdami, czyli kronika jednego projektu

I

Pod dobrym dachem PO KL

„Program Operacyjny Kapitał Ludzki”, „Człowiek – najlepsza inwestycja”, „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego” – wszystkie te nazwy, hasła i formuły zdążyły już zadomowić się w przestrzeni publicznej. Znają je dobrze zwłaszcza uczestnicy szkoleń, kursów, zajęć pozalekcyjnych i konferencji, nad którymi dumnie powiewała błękitna flaga z 12. złotymi gwiazdami ułożonymi w okrąg: przedsiębiorcy
i pracownicy, naukowcy i nauczyciele, studenci i uczniowie, bezrobotni i osoby zagrożone wykluczeniem społecznym.

By uniknąć chaosu i zamieszania przy zajmowaniu miejsc pod dachem PO KL wartości blisko 11,5 mld euro, każdej z tych grup przydzielono ekskluzywny pokój w ramach programowych priorytetów. Swój kawałek podłogi znaleźli też urzędnicy. Minister Rozwoju Regionalnego ulokował ich pod „piątką” w segmencie centralnym. Na „Dobre rządzenie” (Priorytet V PO KL), w tym wzmocnienie potencjału administracji rządowej i samorządowej, przypadło blisko 611 mln euro. Przez ścianę, pod „czwórką”, prestiżowe sąsiedztwo – szkolnictwo wyższe i nauka z 960 mln euro.

Gentelmani wprawdzie o pieniądzach nie rozmawiają, ale mimo wszystko dobrze wiedzieć, kto wykłada pieniądze? Główny kasjer to Europejski Fundusz Społeczny
z 85-procentowym udziałem w pokrywaniu kosztów i równie dużymi ambicjami w sferze zwalczania bezrobocia oraz wykluczenia społecznego, przekwalifikowywania pracowników, upowszechniania edukacji, wzrostu potencjału administracji publicznej, zwiększania spójności terytorialnej. Pozostałych 15% wydatków pokrywa głównie budżet Państwa oraz samorządów lokalnych. Tym samym już wiadomo, dlaczego człowiek to najlepsza inwestycja, a projektom realizowanym w ramach PO KL towarzyszy żelazna formuła o współfinansowaniu przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

II

Walentynka od… MSWiA

Grudzień 2010 r. Szczyt przedświątecznej krzątaniny. Choinki, zakupy, prezenty…
A jednocześnie wyścig z czasem: zdążyć ze złożeniem wniosku o dofinansowanie, by trafił jeszcze na I posiedzenie Komisji Oceny Projektów. Gra warta świeczki, bo przy dużej liczbie aplikacji, cała alokacja środków na konkurs może być rozdysponowana już w pierwszym rozdaniu. Poza tym skoro projekt ma rozpocząć się we wrześniu 2011 r., to – wobec długotrwałej procedury oceny – wniosek lepiej złożyć wcześniej niż później.

Środa, 21 grudnia 2010 r. Koniec na czas wieńczy wspólne dzieło pracowników Biura ds. Funduszy Europejskich Starostwa oraz Centrum Kształcenia Ustawicznego Wyższej Szkoły Nauk Społecznych i Technicznych w Radomiu. Biała, pękata koperta z dwoma egzemplarzami wniosku
w wersji papierowej oraz płyta CD z wersją elektroniczną trafia do rąk urzędniczki Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie. Jeszcze tylko pieczątka z datownikiem na dowód wpływu korespondencji i… teraz pozostaje już tylko czekać na rozstrzygnięcia komisji konkursowej.

- Był poniedziałek, 14 lutego, walentynki – wspomina Anna Dudek, koordynator projektu, kier. Centrum Kształcenia Ustawicznego WSNSiT. – Ledwie przyszłam do pracy, gdy zadzwoniła „komórka”. Telefonował kolega ze Starostwa: „Wiesz – dumnie obwieszcza - że nasz wniosek dostał dofinansowanie! MSWiA właśnie ogłosiło listę rankingową…”. Oniemiałam z wrażenia. Szczerze mówiąc nie wierzyłam w sukces. Owszem, staraliśmy się jak najlepiej przygotować wniosek aplikacyjny, ale do konkursów w ramach poddziałnia 5.2.1. PO KL, mieszczącego się w tzw. komponencie centralnym programu, stają projekty z całej Polski. W dodatku wiele z nich przygotowują odpłatnie firmy specjalizujące się w pisaniu projektów i zatrudniające sztaby fachowców. Konkurencja jest zatem ostra. Satysfakcja była więc tym większa, że przyszła niespodziewanie i w konfrontacji z nie byle jakimi rywalami.

III

Nie taki Profesor straszny…

Czwartkowy ranek, 27 października 2011 r. Salę nr 201 na pierwszym piętrze siedziby WSNSiT wypełnia 12-osobowa grupa pracowników Starostwa. Stanowiska komputerowe czekają, materiały pomocnicze – również. Punktualnie o godz. 9.30 uczestników pierwszego
z komputerowych szkoleń wita Katarzyna Błaszko, młoda, sympatyczna informatyk.
Przez dwa dni będzie odsłaniać słuchaczom tajniki obsługi pakietu Office…

Małgorzata Dróżdż z Biura Obsługi Rady Powiatu i Zarządu nie po raz pierwszy uczestniczy w projektach unijnych. Przed kilkoma laty brała udział w półtorarocznym kursie języka angielskiego. Również tamten projekt, wdrażany jeszcze w ramach ZPORR-u, realizowany był wyłącznie z myślą
o pracownikach Starostwa.

- Nie żałuję, że zgłosiłam się na Office – mówi Małgorzata Dróżdż. – Wprawdzie
na co dzień posługuję się Wordem, ale w praktyce wykorzystuję jedynie wycinek możliwości tego programu. Podobnie jest z Excelem. W ciągu dwóch dni szkolenia pani informatyk cierpliwie
i w bardzo przystępnej formie pokazała nam m.in., jak szybciej i prościej można wykonywać pewne operacje. Poznanie takich sztuczek i dróg na skróty z pewnością teraz znacznie usprawni i przyspieszy przygotowywanie urzędowych dokumentów, pism, korespondencji. Szkolenie miało głównie charakter warsztatów. Koncentrowaliśmy się na rzeczach, które mogą nam się przydać w codziennej pracy. I to też było zaletą zajęć.

Absolwenci Wydziału Prawa i Administracji UMCS w Lublinie, jak Alicja Brzózka czy Marta Wrochna, obecnie już urzędniczki Starostwa, dobrze pamiętają prof. Jerzego Stelmasiaka. Przed egzaminem z prawa administracyjnego drżało niejedno studenckie serce. Toteż gdy w urzędzie gruchnęła wiadomość, że Pan Profesor poprowadzi zajęcia z tego przedmiotu również na studiach podyplomowych „Administracja publiczna”, wieść o wymagającym, surowym nauczycielu akademickim rozeszła się lotem błyskawicy, wprawiając w konfuzję niemałą część świeżo upieczonych studentów.

Pierwsze zajęcia pokazały jednak, że Pan Profesor nie taki znowu straszny. Ale też bez pracy nie ma kołaczy i uczyć się będzie trzeba. Zaliczenia, egzaminy, obrony prac dyplomowych nikogo nie ominą. O te ostatnie blisko 40 urzędników Starostwa martwić się będzie jednak dopiero w czerwcu przyszłego roku. Wcześniej muszą przebrnąć przez prawo cywilne, konstytucyjne, postępowanie administracyjne, podstawy finansów, ubezpieczenia społeczne oraz kilka innych jeszcze progów
i barier.

„Od kompetencji urzędników do satysfakcji klientów”

– projekt partnerski realizowany w ramach Poddziałania 5.2.1. „Modernizacja zarządzania
w administracji samorządowej” Działania 5.2. „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej” Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.

Beneficjent – Wyższa Szkoła Nauk Społecznych i Technicznych w Radomiu.

Partner – Powiat Radomski.

Wartość projektu – 561 120 zł.

Dofinansowanie z EFS – 476 952 zł.

Wkład własny z budżetu Powiatu – 84 168 zł.

Okres realizacji - 1 września 2011 r. – 29 marca 2013 r.

Grupa docelowa - 133 pracowników Starostwa Powiatowego w Radomiu.

Zakres przedmiotowy projektu:

szkolenia specjalistyczne: KPA, prawo budowlane, geodezyjne, zarządzanie nieruchomościami, prawo o ruchu drogowym i transporcie, gromadzenie i przetwarzanie danych, ochrona danych osobowych w urzędzie, instrukcja kancelaryjna, standardy obsługi klienta w urzędzie, walka ze stresem, etyka zawodowa urzędnika, skuteczne komunikowanie się, savoir-vivre w życiu zawodowym;

szkolenia ogólne (komputerowe): obsługa Pakietu Office oraz Europejski Certyfikat Umiejętności Komputerowych (ECDL);

studia podyplomowe na kierunku „Administracja publiczna”.

IV

Bez grzechu zaniechania

- Czy projektowe partnerstwo z Powiatem Radomskim to pierwsze przedsięwzięcie na styku: Wyższa Szkoła Nauk Społecznych i Technicznych – administracja samorządowa?

Dr Maria Pierzchalska, rektor WSNSiT: - Uczelnia kształci na pięciu kierunkach studiów. Niektóre z nich, jak administracja czy finanse i rachunkowość, są szczególnie bliskie słuchaczom już pracującym w urzędach i instytucjach lub wiążącym zawodową przyszłość właśnie z administracją. Choćby dzięki tego typu kontaktom dość dobrze wiemy, co piszczy w administracyjnej trawie i czego oczekują nasi studenci. Z tego punktu widzenia projekt nie jest więc jakąś absolutną nowością
w relacjach WSNSiT z samorządem i jego pracownikami. Niewątpliwie precedensowy wymiar ma natomiast bezpośredni, instytucjonalny i prawnie usankcjonowany charakter współpracy z Powiatem Radomskim, opartej na umowie partnerskiej zawartej specjalnie na rzecz wspólnej realizacji projektu.
To dla nas rzeczywiście zupełnie nowe doświadczenie, będące z jednej strony zobowiązaniem, któremu postaramy się sprostać, z drugiej zaś elementem procesu ugruntowywania marki i prestiżu uczelni.

- Z wdrażaniem każdego projektu zawsze wiąże się ryzyko niepowodzenia realizacji przynajmniej niektórych jego założeń. Jako beneficjent WSNSiT odpowiada za całość przedsięwzięcia, w tym przypadku wobec MSWiA. Rola lidera partnerstwa jest więc satysfakcjonująca, ale może też okazać się przykra i niewdzięczna, z finansowymi konsekwencjami włącznie…

M.P.: – Trwająca od roku współpraca ze Starostwem Powiatowym w Radomiu zaczęła układać się bardzo dobrze jeszcze na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu. Później było już… tylko lepiej. To solidna gwarancja sukcesu przedsięwzięcia. Drugą stanowi doświadczony personel zarządzający, z koordynatorem Anną Dudek na czele. Wszyscy członkowie zespołu już z niejednego projektowego pieca chleb jedli i dobrze wiedzą, na czym ta praca polega. Dlaczego więc niby miałoby się nam nie udać? Ryzyko, oczywiście, zawsze istnieje, ale gdybyśmy nadmiernie mieli mu ulegać, nie zrealizowalibyśmy żadnego projektu. Od grzechu zaniechania uchowaj nas, Boże!

- Realizacja projektu trwa już trzy miesiące. Czas, by pokusić się o pierwsze oceny…

M.P.: - Nie chciałabym zapeszać, ale jak dotąd wszystko układa się pomyślnie. Mamy za sobą rekrutację, zakupy urządzeń, sprzętu i materiałów niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia, a także dużą konferencję inaugurującą projekt. Działa biuro i strona internetowa. W październiku ruszyły studia podyplomowe i szkolenia komputerowe. W listopadzie odbyło się pierwsze szkolenie specjalistyczne z prawa geodezyjnego. Wszystko zgodnie z harmonogramem. Oby tak dalej!

V

Kompetencje i satysfakcja

- Czy należało porywać się na projekt szkoleniowy, gdy na rynku aż gęsto
od ofert kursów i szkoleń dla urzędników? Poza tym zawsze można sięgnąć do Lexa
i Internetu.

Renata Mazur, sekretarz Powiatu: - Propozycji udziału w szkoleniach rzeczywiście nie brakuje. Moja skrzynka poczty elektronicznej codziennie pęka w szwach od tego typu ofert. Klęska urodzaju jest jednak tylko pozorna. Pomijam już fakt, że poziom proponowanych szkoleń wciąż często pozostawia wiele do życzenia. Kwestia zasadnicza to pieniądze. W dobie pukającego do drzwi kryzysu i zaciskania pasa musimy ostro ciąć wydatki, choć rozrzutni i tak nigdy nie byliśmy. Na szkolenia w budżecie mamy ok. 40 000 zł. To niewiele, zważywszy że tylko za jednodniowe szkolenie trzeba zapłacić 200 - 300 zł. Wobec licznych zmian przepisów, które niejednokrotnie wywołują szereg wątpliwości interpretacyjnych, z zaspakajaniem potrzeb szkoleniowych trudno nadążyć. Projekt „Od kompetencji urzędników do satysfakcji klientów”, obejmujący szeroką gamę tematyczną szkoleń, poszerzoną jeszcze o studia podyplomowe, problem ten w dużej mierze łagodzi. A co do Lexa, to, rzeczywiście, stanowi bardzo użyteczne i pomocne narzędzie, ale odpowiedzi na wszystkie wątpliwości z pewnością nie dostarcza.

- Szkolenia odbywają się w godzinach pracy Starostwa. Czy nie utrudnia
to sprawnej obsługi klientów urzędu?

R.M.: - Nie, ponieważ terminy zajęć na ogół się nie nakładają, a w danym dniu
w szkoleniu uczestniczy nie więcej niż 10-12 pracowników, i to z różnych wydziałów.
W warunkach absencji pojedynczych osób naczelnicy nie mają kłopotu z organizacją zastępstwa. Interesanci natomiast nie zauważają żadnej różnicy. Poza tym blisko pół miliona złotych dofinansowania ze środków europejskich nie chodzi piechotą. Obowiązkowy wkład własny w wysokości 84 168 zł Powiat wniósł do projektu nie gotówką, lecz w przeliczeniu
na wartość czasu pracy urzędników uczestniczących w szkoleniach właśnie w godzinach funkcjonowania Starostwa. Ze studiami podyplomowymi nie ma już zupełnie żadnego problemu, bo zajęcia odbywają się w weekendy.

- Czego oczekuje Pani po realizacji projektu?

R.M.: - Odpowiedź zawarta jest już w jego tytule: z jednej strony podniesienia kompetencji zawodowych urzędników Starostwa, z drugiej zwiększenia satysfakcji klientów
z jakości usług publicznych świadczonych przez nasz urząd.

Jarosław Daszkiewicz

Naczelnik Biura ds. Funduszy Europejskich

Starostwa Powiatowego w Radomiu



Strona współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego


wykonanie: Maciej Świtas